Jest to faktura sprzedaży wystawiana w formie elektronicznej, która posiada taką samą moc prawną jak faktura w formie papierowej. Faktura elektroniczna zawiera te same dane, co faktura drukowana i zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej.

Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Z e-faktury może skorzystać każdy Klient Arval Service Lease Polska Sp. z o.o., który wyrazi zgodę na otrzymywanie e-faktur, posiada dostęp do Internetu i posiada aktywny adres e-mail.

Aby skorzystać z e-faktury Klient zobowiązany jest do wypełnienia oświadczenia na akceptację otrzymywania od Arval faktur w formie elektronicznej. Podpisany formularz Klient odsyła na adres Arval (ew. przekazuje podpisany formularz swojemu opiekunowi Klienta).

Wystawianie i przesyłanie e-faktur jest możliwe najwcześniej następnego dnia po otrzymaniu przez Arval pisemnej akceptacji Klienta (formularz).

W przypadku rezygnacji Klienta z otrzymywania faktur elektronicznych, wystawca straci prawo do wystawiania i przesyłania e-faktur następnego dnia po dniu, w którym otrzymał pisemne powiadomienie od Klienta o wycofaniu akceptacji.

W celu otrzymywania faktur elektronicznych prosimy pobrać i wypełnić załącznik. Następnie, załącznik należy odesłać na adres Arval Service Lease Polska Sp. z o.o.

E-faktury dostępne są w portalu https://arval.portaldokumentow.pl. Dostęp do e-faktury możliwy jest po uprzednim zalogowaniu do systemu.

Za termin doręczenia e-faktury uznaje się udostępnienie dokumentu na koncie Klienta w portalu https://arval.portaldokumentow.pl.

Równocześnie z udostępnieniem e-faktury w portalu, na adres mailowy Klienta przesyłane jest potwierdzenie dostępności faktury.

Usługa e-faktury nie wiąże się z dodatkowymi kosztami po stronie Klienta.

Aby korzystać z e-faktury na komputerze Klienta powinny być zainstalowane oprogramowanie:

• Przeglądarka internetowa (MS Internet Explorer 7.0 lub wyższy, Mozilla Firefox 3.0.11, Google Chrome 3.0.195)
• Adobe Acrobat Reader 8.1 (lub wyższy) – bezpłatny program do odczytywania dokumentów w formacie PDF. (pobierz za darmo).

W przypadku zmiany adresu przez Klienta, Klient zobowiązany jest do poinformowania Arval o nowym adresie

Każda e-faktura opatrzona jest podpisem elektronicznym, a jej autentyczność można zweryfikować za pomocą aplikacji weryfikującej dostępnej na stronie http://www.itbcg.pl/e-biznes/e-dokument/weryfikacjapodpisu/.

Księgowanie faktury elektronicznej jest identyczne jak w przypadku dokumentu papierowego. Ma ona taką samą moc prawną jak zwykła faktura, a proces księgowania nie zmienia się.

Zgodnie z wymogami polskiego prawa zarówno wystawca faktur jak i ich odbiorca zobowiązani są do archiwizowania elektronicznych faktur. Faktury (wystawione lub otrzymane drogą elektroniczną) należy przechowywać w sposób umożliwiający natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp organom skarbowym do tych faktur drogą elektroniczną, a w szczególności zapewniający możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.

Dokumenty można pobrać:

• klikając na przycisk „Pobierz dokument”, znajdujący się pod przyciskiem „Otwórz i zarządzaj” w skróconych szczegółach dokumentu,
• klikając na przycisk „.pdf” znajdujący się w: Szczegóły dokumentów -> Pliki dokumentu,
• przez opcję „Pobierz”-> „Tylko pliki dokumentu” w tabeli po prawej stronie w Szczegółach dokumentu.

Załączniki można pobrać:

• wszystkie jednocześnie przez opcję „Pobierz”-> „Cały dokument” oraz „Pobierz”-> „Tylko załączniki” w tabeli po prawej stronie w Szczegółach dokumentu,
• pojedynczo w: Szczegółach -> Załączniki dokumentu.

W zakładce: Moje konto -> Ustawienia

Kliknij na przycisk znajdujący się w lewym górnym rogu, tuż nad tabelą.

Dokumenty można sortować według określonej kolumny oraz grupować je ze względu na cechy zawarte w kolumnach (max 2). Można dodawać oraz usuwać nowe kolumny.

Aby posortować dokumenty (rosnąco lub malejąco) według konkretnej cechy należy kliknąć na nazwę (nagłówek) kolumny. Przy drugim kliknięciu porządek sortowania zmieni się na przeciwny.

Aby pogrupować dokumenty należy przenieść nazwę (nagłówek) kolumny według której ma być przeprowadzone grupowanie na pole/pasek powyżej nazw (nagłówków). Można grupować dokumenty maksymalnie po 2 cechach.

Aby zmienić porządek kolumn wystarczy przeciągnąć nazwę kolumny na nowe miejsce w nagłówku tabelki.

W dolnym lewym rogu strony znajduje się pole „szukaj dokumentu”, w które należy wpisać wyszukiwaną frazę. Można wyszukiwać po nazwie, numerze, dacie dokumentu, typie dokumentu, terminie płatności, walucie oraz kwocie.

Aby zmienić ustawienia kolumn kliknij prawym przyciskiem myszy na nazwę kolumny i wybierz „Ustawienia kolumn”. Z nowego okienka „Dostępne kolumny” można dodać kolumny przenosząc je do nagłówka tabeli, oraz usunąć przenosząc do niego nieużywane.

W przypadku zgubienia hasła kliknij opcję „Nie pamiętam hasła” na stronie głównej a potem podaj swój login w polu „Resetowanie hasła” i kliknij „Resetuj”. Nowe hasło zostanie wysłane na Twoją skrzynkę pocztową.

Hasło można zmienić w zakładce: Moje konto -> Zmiana hasła.
Aby wymogi bezpieczeństwa były spełnione hasło powinno być zmieniane nie rzadziej niż raz w miesiącu. Hasło musi spełniać następujące kryteria:

• Minimum 9 znaków
• Minimum 1 znak specjalny (np. %,$,#)
• Minimum 1 wielka litera
• Minimum 1 mała litera
• Minimum 1 cyfra

Np.: Cc#123456

W zakładce: Moje konto -> Ustawienia powiadomień.
Powiadomienia są wysyłane do Użytkownika kiedy na portalu pojawi się nowy dokument.
Dostępny jest jeden sposób otrzymywania notyfikacji:
- Chcę otrzymywać powiadomienia e-mail.
Po wprowadzeniu zmian kliknij przycisk „Ustaw powiadomienia”.

Etykiety to dodatkowe informacje, które mogą zostać przypisane do dokumentów pozwalające na ich łatwiejsze wyszukanie. Dokument może mieć więcej niż jedną etykietę. Taka sama etykieta może być przypisana do różnych dokumentów.
Edytować etykiety można w zakładce: Moje konto ->Ustawienia etykiet.

• W polu Szczegóły dokumentu -> Etykiety, wpisz w ramkę nazwę nowej etykiety i kliknij DODAJ.
• W zakładce: Moje konto -> Ustawienia etykiet, kliknij na „Dodaj nową etykietę”, potem wpisz jej nazwę w polu które pojawiło się na górze, wybierz jej kolor oraz opis.

Dokumenty przesłane na konto Użytkownika wystawione przez Wystawcę.
Między innymi mogą to być faktury, billingi itp.
Operacje na tabeli z dokumentami:

• sortowanie – dokumenty można sortować według określonej kolumny,
• grupowanie – dokumenty można grupować ze względu na cechy zawarte w kolumnach (max 2).

Można też usuwać oraz dodawać nowe kolumny.

Zawierają dane identyfikujące dokument: nazwę, datę, typ, kwotę, datę pierwszego i ostatniego pobrania dokumentu, status podpisu elektronicznego, status prawny, termin płatności. Przycisk „Otwórz i zarządzaj” prowadzi do szczegółów dokumentu, przycisk „Pobierz dokument” pozwala na pobranie dokumentu bez załączników.

Zawiera dane identyfikujące dokument: numer i datę wystawienia, typ dokumentu, opis typu dokumentu, kwotę główną brutto, termin płatności. Widoczna jest również informacja o dacie pierwszego i ostatniego pobrania dokumentu.

Etykiety to dodatkowe informacje które mogą zostać przypisane do dokumentów i pozwalać na ich grupowanie. Dokument może mieć więcej niż jedną etykietę. Taka sama etykieta może być przypisana do różnych dokumentów.
Edytować etykiety można w zakładce: Moje konto -> Ustawienia etykiet.

To niezbędne dodatkowe informacje opisujące fakturę na potrzeby Urzędu Skarbowego.
Wpisz w polu tekstowym opis jaki ma być przypisany do dokumentu, na końcu kliknij EDYTUJ.

Zawiera informacje dotyczące formatu pliku, statusu podpisu elektronicznego oraz statusu prawnego dokumentu. Jeżeli dokument jest podpisany można go zweryfikować pobierając bezpłatną aplikację weryfikującą ze strony: http://www.itbcg.pl/e-biznes/e-dokument/weryfikacjapodpisu/. (W przypadku problemów z weryfikacją dokumentów pobierz jej najnowszą wersję.)

Dokument niepodpisany:

Dokument nie ma mocy prawnej ponieważ nie został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Dokument podpisany:

Dokument posiada moc prawną ponieważ został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Umożliwia ściągnięcie lub otworzenie plików które zostały dołączone do dokumentu.

Wiadomości przesłane na konto Użytkownika przez Wystawcę dokumentów.

• Ustawienia – Zmiana danych Użytkownika (imię, nazwisko, email, telefon).
• Zmiana hasła – Zmiana hasła Użytkownika.
• Ustawienia subskrypcji – Wybór formy w jakiej są dostarczane dokumenty do Użytkownika.
• Ustawienia powiadomień – Wybór sposobu otrzymywania powiadomień o zmianach na portalu. Np. o pojawieniu się nowych dokumentów.
• Ustawianie etykiet - Dodawanie, usuwanie i opisywanie etykiet, które można przypisać do dokumentów.